Technische informatie VCSW Datahub

De VCSW Datahub haalt dagelijks informatie binnen uit salarispakketten, ordent deze en zorgt voor een goede distributie naar de backend systemen van verzekeraars, intermediairs en pensioenuitvoerders. Zij kunnen de data vervolgens gebruiken als basis voor het administreren van mutaties, naverrekeningen of benchmarking.

Veelgestelde vragen VCSW Datahub

De VCSW Datahub werkt vanuit de combinatie periode en inkomensverhouding (IKV), dit is weergegeven in het rode blok. Daarnaast bevat de dataset velden met betrekking tot de werkgeversentiteit en medewerker.

Ja, dat kunnen we zeker geven. We bespreken met elkaar een eventuele datum en welke informatie nog meer gewenst is.

Ja, dat kunnen we zeker geven. We bespreken met elkaar een eventuele datum en welke informatie nog meer gewenst is. Neem voor meer informatie contact op met Bas van der Tuyn.

Naverrekening vereenvoudigen/voorkomen. 

Volledig. We halen dagelijks informatie op en leveren deze aan voor de naverrekening. We houden hier rekening met uitzonderingen en de data kan gebruikt worden voor een real-time premie. Met behulp van de XML uploader kunnen we voor nagenoeg alle klanten de gewenste data leveren.

Claims proces vereenvoudigen 

De data kan gebruikt worden voor meerdere doeleinden, waaronder het vereenvoudigen van het claim proces. Enkele velden zoals het arbeidsongeschiktheidspercentage kunnen we nog niet binnenhalen, omdat deze koppelingen er (nog) niet zijn.

Rapportage doeleinden? 

In 2023 ontwikkelen we rapportages. Er is een dashboard waarin je kan inzien welke koppelingen er zijn, wanneer er gesynchroniseerd is, etc. Eventuele wensen voor een rapportage kunnen we gezamenlijk bespreken.

We tekenen met elkaar een Samenwerkingsovereenkomst inclusief verwerkersovereenkomst met datavelden die we verwerken. Daarnaast voeren we pen-testen uit, werken we met een DPIA (Data Protection Impact Assessment) en moeten klanten akkoord geven dat we de velden verwerken bij de koppeling.

Aparte overeenkomst met klanten?
Er komt geen overeenkomt tussen VCSW en de klant. De klant accepteert de Terms & Conditions bij het realiseren van de koppeling. Wij zijn verwerker en hebben een overeenkomst met jullie. 

Welke gebruikersgroepen en rollen onderkennen jullie op je platform? 
Onze Datahub onderscheidt op dit moment de partner, dus de verzekeraar. Alleen de werkgevers/klanten zijn zichtbaar die onder die verzekeraar vallen. Klanten hebben geen inloggegevens.

Er zijn meerdere uitbreidingen die op de roadmap staan:

  • Auto-XML uploader om meer data vanuit salarispakketten te halen, zowel via API als handmatig
  • Toevoegen van meer salarispakketten
  • Koppelingen met pensioen- en verzuimpakketten
  • UX en UI inclusief dashboarding en rapportages.

Ja. Bij elke koppelpartner werkt dit overigens anders.

Om te koppelen per entiteit werken we met unieke nummers die vervolgens in jouw systeem gekoppeld kunnen worden. De documentatie van de developers geeft waarschijnlijk antwoord op deze vragen.

Als de vraag is wat we van de klant nodig hebben om te starten zijn het contactgegevens van degene die een account heeft in het salarispakket, met voldoende rechten om een koppeling te maken. In de documentatie staat bij Invitee het proces, waarin jullie in het systeem op een knop drukken om een klant te koppelen en deze vervolgens een e-mail ontvangt om de koppeling te realiseren.

We halen data binnen uit de salarisadministratie (zoals NAW en Payrollgegevens), welke we standaardiseren om beschikbaar te maken voor de Partner. Uit de beschikbare data kan een keuze worden gemaakt welke nodig is in de eigen applicatie(s).

Wie verzorgt dit? (eindklant, applicatiebeheerder verzekeraar, consultant, derde, …) 

De Werkgever (= invitee) maakt de koppeling. In de documentatie is terug te lezen dat de Werkgever een gestandaardiseerde e-mail ontvangt. Deze e-mail kan direct worden verstuurd zodra er in het systeem van de partner wordt aangegeven dat er een koppeling moet worden gerealiseerd. Zodra de werkgever de e-mail ontvangt start de nboarding). De koppeling is gerealiseerd in 3 simpele stappen, waarbij wij Support bieden.

Wat is de gemiddelde doorlooptijd? 

Afhankelijk van het salarispakket variërend van <1minuut tot maximaal enkele minuten.

Wat zijn de kosten? 

Bespreken we graag op kantoor met elkaar §nadat we de volgende stappen zetten en de interesse er nog steeds is.

Wat zijn de voorwaarden. 

We voegen salarispakketten toe, afhankelijk van de prioriteit, positie in de markt, dekking, toegevoegde waarde ,etc. Als alternatief hebben we de XML-import.

Voor andere pakketten zoals pensioen, verzuim, HR, etc. willen we deze toevoegen en kunnen we gezamenlijk de prioriteiten bepalen.

Doorlooptijden? 

Ongeveer 1,5 maand, afhankelijk van de te koppelen partij.

Kosten? 

Voor het toevoegen van nieuwe pakketten zijn geen kosten gemoeid, tenzij deze boven andere prioriteiten komen en we eventueel additionele kosten moeten maken.

De gewenste inhoud kan in Excel toegestuurd worden, zodat we aan kunnen geven welke velden we binnenhalen. 

Nog niet. Enkele salarispakketten leveren data, maar dit is meestal niet het geval (eg. AFAS kan 1e dag en hersteldatum aangeven).

De data die bij ons geleverd is kan altijd aan andere systemen gekoppeld worden. De hieronder genoemde partijen zijn mogelijk, waarbij deze systemen met ons gekoppeld moeten worden. Input vanuit deze pakketten aan de Datahub is eveneens mogelijk.

  • Polisadministratie (mutaties en naverrekenen)
  • Verzuimadministratie (Xpertsuite Other Side at Work)
  • Arbodienst 
    •  

Tijd en prioriteit bij de te koppelen partijen.

Vanuit de Datahub maken we geen berekeningen en combineren we geen data. De Datahub haalt data binnen uit het salarispakket, en zet deze (na standaardisatie) door. Door middel van mapping kan de Partner de data zelf in eigen applicatie combineren.

AFAS, VISMA Nmbrs, Loket, Exact, ADP, VISMA Raet, SD Worx en Unit4 in 2023.

We koppelen entiteiten in principe op Loonheffingsnummer. In de Datahub creëren we daarnaast een uniek Employee ID. 

Wij behandelen de foutmeldingen die in de communicatie tussen de Datahub en salarispakketten ontstaan. We zijn op dit moment bezig om een melding functionaliteit te toevoegen, zodat verzekeraars een melding krijgen. Er moet vervolgens een nieuwe uitnodiging tot koppeling worden gestuurd zodat het nieuwe salarispakket wordt gekoppeld, waarbij dezelfde route van toepassing is als de eerste keer. De klant zorgt voor de koppeling en wij leveren Support.