Ziekmelding correct verwerkt. Maar is de vangnetregeling ook benut?
Een medewerker wordt ziek. De ziekmelding wordt verwerkt, het loon wordt doorbetaald en de verzuimbegeleiding start. Op het eerste gezicht is alles goed geregeld. Maar is ook gecontroleerd of voor deze medewerker een vangnetregeling geldt?
Precies daar kan een financieel risico ontstaan. Niet omdat regelingen zoals de no-riskpolis onbekend zijn, maar omdat de informatie die nodig is om een vangnetsituatie te herkennen vaak verspreid zit over HR, salarisadministratie en verzuim. Het proces loopt door zoals het hoort, terwijl een mogelijke Ziektewetuitkering buiten beeld blijft.
De no-riskpolis kennen is niet genoeg
De no-riskpolis beperkt onder voorwaarden het financiële risico voor werkgevers wanneer een werknemer met een ziekte of arbeidsbeperking uitvalt. Bij ziekte kan UWV een Ziektewetuitkering betalen, waardoor de loonkosten voor de werkgever geheel of gedeeltelijk worden gecompenseerd.
Maar weten dat de no-riskpolis bestaat, betekent nog niet dat iedere relevante situatie wordt herkend. Op het moment van ziekmelding moet duidelijk worden dat een werknemer mogelijk onder de regeling valt. En juist die informatie is niet altijd direct beschikbaar bij degene die de ziekmelding verwerkt.
Daar ontstaat een kwetsbaar punt. Een ziekmelding kan administratief volledig correct zijn afgehandeld, terwijl niemand de koppeling maakt met een mogelijke no-riskpolis. De loondoorbetaling loopt vervolgens gewoon door en een potentiële aanspraak op een Ziektewetuitkering blijft buiten beeld.
Waar vangnetregelingen uit beeld raken
Bij een ziekmelding zijn vaak meerdere disciplines betrokken. HR beschikt over personeelsinformatie, de salarisadministratie verwerkt de loondoorbetaling en de casemanager of arbodienst begeleidt het verzuim. Ieder voert zijn eigen deel van het proces correct uit, maar dat betekent nog niet dat alle relevante informatie bij elkaar komt.
Juist bij vangnetregelingen is die samenhang essentieel. Als bij de salarisadministratie niet bekend is dat een medewerker mogelijk onder de no-riskpolis valt, of binnen het verzuimproces niet wordt gecontroleerd op een mogelijke Ziektewetuitkering, kan een aanspraak worden gemist zonder dat er ergens zichtbaar iets fout gaat.
Dat maakt het risico lastig te herkennen. Er is geen vastgelopen proces of ontbrekende loonbetaling die direct aandacht vraagt. De kosten worden gewoon verwerkt. Pas wanneer je de verschillende gegevens en verantwoordelijkheden naast elkaar legt, wordt zichtbaar of een vangnetsituatie daadwerkelijk is herkend en benut.
Alles administratief op orde?
Juist wanneer HR, salarisadministratie en verzuim ieder een deel van het proces beheren, is structurele controle nodig om vangnetsituaties tijdig te herkennen.
Een aanvraag is nog geen financiële controle
Ook wanneer een vangnetsituatie wél wordt herkend en een Ziektewetuitkering wordt aangevraagd, is het proces nog niet afgerond. Voor financiële beheersing is ook van belang wat er daarna gebeurt. Stel de volgende vragen:
Juist in deze vervolgstappen kan het verschil ontstaan tussen administratieve uitvoering en daadwerkelijke financiële beheersing. Een aanvraag kan correct zijn ingediend, terwijl een afwijking in de beschikking, betaling of verwerking onopgemerkt blijft.
Voor werkgevers betekent dit dat controle niet moet stoppen bij de melding aan UWV. Pas wanneer ook beschikking, ontvangst en verwerking worden gevolgd, ontstaat inzicht in wat een vangnetregeling financieel daadwerkelijk oplevert.
Van losse controle naar structurele grip
Grip op vangnetregelingen begint niet bij één afdeling of één moment in het verzuimproces. Voor directie en management is daarom vooral de vraag: kun je erop vertrouwen dat iedere relevante vangnetsituatie wordt herkend, opgevolgd en financieel gecontroleerd? Als dat afhankelijk is van individuele kennis of toevallige signalering, blijft er een kwetsbaarheid in het proces bestaan.
Zeker weten dat vangnetregelingen worden benut?
VCSW helpt meer dan 1000 werkgevers in Nederland om inzicht te krijgen in de toepassing van vangnetregelingen binnen hun organisatie. We controleren of mogelijke aanspraken worden herkend, of deze correct worden opgevolgd en of uitkeringen juist worden verwerkt.
Wil je weten hoe dit binnen jouw organisatie is geregeld? Onze specialisten kijken graag met je mee.
